Maklerverwaltungs­programm

Für ein effektives Büromanagement

Digitale Prozesse erleichtern den Alltag im Maklerbüro. Mit einem effizienten Maklerverwaltungsprogramm legen Sie die Grundlage für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb. Wichtig ist, dass das Customer-Relationship-Management, abgekürzt CRM mehr bietet als ein klassisches Verwaltungs­programm.

Eine gute Maklersoftware verfügt über Schnittstellen zu Versicherungsgesellschaften und Finanz­dienstleistern und ermöglicht einen direkten Datenabruf von Kunden- und Vertragsdaten, sowie Dokumenten.

Der Produktivitätsgewinn eines sich selbst pflegenden Kundenbestandes ist enorm und reduziert zudem die Abhängigkeit des Versicherungs­maklers von Innendienst­kräften erheblich (Krankheit, Kündigung etc.). Sind Sie an einer kostenlosen Checkliste rund um Maklerverwaltungsprogramme, kurz MVPs, interessiert?

Wir haben eine Checkliste ausgearbeitet, die Ihnen bei der Auswahl eines Maklerverwaltungsprogramms hilft. Diese Checkliste erhalten Sie, zusammen mit einem ePaper zum Thema „Digitalisierung Ihres Maklerbüros“ gratis nach einer kostenlosen Anmeldung. Mit der unverbindlichen Registrierung können Sie unser Maklerverwaltungsprogramm gänzlich konstenfrei testen und erhalten zudem ein einstündiges Beratungsgespräch mit einem persönlichen Maklerbetreuer.

Wissen worauf es ankommt. Unsere Checkliste verrät auf was Sie bei Anbietern, Tools und Services achten sollten.

Funktionsumfang

Zukunftssicherheit

Nutzerfreundlichkeit

Service

Unabhängigkeit

Sicherheit

Kosten

Wichtige Fragen

Was ist ein Maklerverwaltungsprogramm?

Die Vermittlung von Versicherungen ist komplex geworden. Auch nach Vertragsschluss hört die Arbeit eines kompetenten Maklers nicht auf. Der durch regulatorische Vorgaben entstehende Aufwand vor, während und nach Vertragsabschluss ist erheblich.

Die besten MVP´s sind keine Verwaltungsprogramme, sondern webbasierte Ökosysteme, die eine Vielzahl von unterschiedlicher Software unter einer Oberfläche vereinen: Vergleichsrechner, Tools zur Dokumentation der Beratung, digitale Unterschrift, Finanzanalyse, Kampagnenmanagement oder Courtageabrechnungen sind nur einige Softwareprogramme, die Versicherungsmakler täglich benötigen. Damit ist das Maklerverwaltungsprogramm die Basis Ihres digitalen Unternehmens. Mit dem CRM verwalten Sie die Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden und den Produktgebern. Per Webservices werden Kunden und Vertragsdaten, Schäden und wichtige Dokumente wie Policen oder Nachträge automatisch von den Versicherern abgerufen. Diese Daten bilden die Grundlage für eine hohe Produktivität in der Verwaltung und in der Beratung. Das MVP bietet zudem Schnittstellen wie BiPRO, um Daten mit Versicherern oder Dienstleistern auszutauschen. Auch die Einbindung von Mailprogrammen, Kalendern oder anderen Office-Programmen ist möglich.

Auf dem Markt finden Sie verschiedene Lösungen, die sich sowohl für Einzelunternehmen als auch für größere Unternehmen eignen. Es gibt online- oder cloudbasierte Programme sowie lokal einsetzbare Software. Auch Maklerpools und Maklerverbünde stellen Ihren Mitgliedern häufig Maklerverwaltungs­programme bereit, die Mitglieder teilweise kostenlos nutzen können.

Die Leistungsfähigkeit der diversen MVP´s am Markt ist erheblich und wer hohe Produktivitätsgewinne mit dem Wechsel des bestehenden Maklerverwaltungs­programms erwartet, ist gut beraten, sich ausführlich mit dem Thema zu beschäftigen.

Für wen ist ein MVP geeignet?

Ein Maklerverwaltungsprogramm ist für jeden Versicherungsmakler wichtig – ob Gründer, bestehende Maklerhäuser oder Makler die nach einem Nachfolger suchen.

Gründer treten häufig aus der Ausschließlichkeit in den Maklermarkt ein. Integrierte Vergleichsrechner bieten dem Neumakler eine gute Beratungsgrundlage und führen durch eine rechtskonforme Beratung.

Bestehende Maklerhäuser binden einen erheblichen Teil der personellen Ressourcen zur Verwaltung. Diese Zeit kann besser in die Beratung investiert werden.

Digitale Versicherungsbestände sind wertvoller als ein Kundenbestand der noch in Hängeregistern verwaltet wird, da der Käufer Transparenz bekommt.

Das bietet ein gutes Maklerverwaltungsprogramm

Für einen Versicherungsprofi sind zufriedene Kunden das beste Kapital. Als Makler möchten Sie sich bestmöglich um Ihre Kunden kümmern – ein geeignetes Maklerverwaltungs­programm nimmt Ihnen verschiedene administrative Aufgaben ab und sorgt dafür, dass Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Die manuelle, digitale Erfassung der Unterlagen reicht bei weitem nicht aus, um die Produktivitätsgewinne der Digitalisierung zu heben. Daten und Dokumente müssen hochgeladen oder selbstständig erfasst werden, das kostet Zeit. Eine selbstpflegende Maklersoftware bietet Webservices zu Produktgebern und synchronisiert so die Bestandsdaten mit dem Maklerverwaltungsprogramm. Zudem hilft Ihnen das Maklerverwaltungsprogramm die gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO oder GOBD einzuhalten und Ihrer Verpflichtung zur Dokumentation nachzukommen. Solche Prozesse erledigt smarte Software vollautomatisiert, so dass Sie sich in dieser Zeit bereits anderen Aufgaben zuwenden können – Ihre Büroorganisation wird mit dem Maklerverwaltungsprogramm deutlich effizienter.

Doch nicht nur Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben ist gefragt: Ein gut gepflegter Datenbestand bietet dem Maklerunternehmen und dessen Kunden einen kaum zu überschätzenden Mehrwert: Das Aufzeigen von Versorgungslücken. Sie haben die Möglichkeit zu gezielten Akquisitionsmaßnahmen und sprechen exakt die Bedürfnisse der jeweiligen Kunden  an. Ihre Aktivitäten wie Telefonate oder Beratungstermine erfassen Sie im MVP – so haben Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den besten Überblick über alle Vorgänge. Die langfristige Planung Ihrer Marketingaktionen ermöglicht die Auslastung des Maklerhauses in häufig saisonal bedingten umsatzschwachen Monaten.

Wer stets bestens über seinen Betrieb Bescheid weiß, kann zielgerichtet handeln und planen. Die CRM-Software bietet zeitnahe und aktuelle Informationen zu Kunden- und Vertragsdaten und liefert zudem wichtige Unternehmens­kennzahlen, wie die Anzahl der Kunden, Vertragsdichte und Prämienvolumen. Für die alltägliche Arbeit im Beratungs­gespräch und die strategische Ausrichtung des Unternehmens ist das Maklerverwaltungs­programm somit auch in diesen Bereichen unerlässlich. Egal ob Sie mittelfristig Ihr Portfolio erweitern möchten und weitere Sparten beraten möchten oder unter Umständen Ihren gesamten Kundenbestand an Ihren Nachfolger weitergeben wollen – das MVP liefert relevante Informationen und hilft bei Ihrer Entscheidungsfindung.

Bei diesen Aufgaben unterstützt eine geeignete Maklersoftware:

  • digitale, selbstpflegende Bestandsverwaltung
  • automatisierte Geschäftsprozesse (z.B.Bestandsübertragungen, Kündigungen)
  • Vergleichs- und Angebotsrechner
  • GDV-Import
  • Dokumentenabruf über BiPRO
  • Beratungsdokumentation
  • Digitale Unterschrift
  • Finanzanalyse zur Kundenberatung
  • Bestandsübertragungen
  • Schadenbearbeitung
  • Risikovoranfragen
  • Terminverwaltung und Wiedervorlagen
  • hierarchische Courtage- und
    Provisionsabrechnungen
  • Darstellung von Statistiken
  • Auswertungen zielgerichtete Marketingaktionen
  • Schnittstellen zu externen Vergleichsrechner

Welchen Anspruch Sie an die Leistungen des Maklerverwaltungsprogramms haben, hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Ihrem Geschäftsbetrieb ab. Es reicht nicht aus die verschiedenen Leistungsbausteine von Maklerverwaltungsprogrammen zu vergleichen. Diese beschreiben lediglich den Umfang der Funktionalität. Viel wichtiger ist jedoch, wie einfach, intuitiv und smart die Software arbeitet. Smart bedeutet dabei, dass möglichst viele Arbeitsschritte automatisch übernommen werden und nicht vom Nutzer manuell ausgeführt werden müssen. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, von verschiedenen Geräten aus zuzugreifen. So haben Sie wichtige Kunden- und Vertragsdaten auch unterwegs über Smartphone oder Tablet im Blick.

Einblick in Professional works und die Kunden-App für Makler

MVP unterstützt bei Standardaktivitäten

Telefonate, E-Mails und Notizen gehören zum Arbeitsalltag in einem Maklerbüro. Mit einer geeigneten Maklersoftware haben Sie einen Überblick über alle Aktivitäten. Verschiedene Programme bieten für Standardfälle bereits automatisierte Abwicklungen, die bei der Arbeit unterstützen. So bereitet das MVP beispielsweise bei Schadenmeldungen entsprechende Schreiben vor und überwacht die Fristeinhaltung. 

Automatisierter Schriftverkehr wird mit Ihrer digitalen Unterschrift direkt an den Versicherer weitergeleitet. Wiederkehrende Vorgänge können per in die Software integrierte Textbausteine und Briefvorlagen schnell und korrekt bearbeitet werden. Die Datenbanken werden ständig gepflegt, so dass die Schreiben jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.

Das Maklerprogramm übernimmt nach einer Antragstellung alle weiteren Aufgaben: Die Weiterleitung des Antrags an den Versicherer, die Beratungsdokumentation und die Kündigung der Vorversicherung werden automatisch ausgeführt. Auch die Berechnung der Courtage übernimmt die Software für Sie. Durch die automatische Fristenüberwachung erinnert das Programm den Versicherer an noch ausstehende Zahlungen.

Automatische Dokumentenbereitstellung

Das Maklerverwaltungsprogramm ruft die Post über Schnittstellen bei den einzelnen Versicherern ab. Bei welchen Versicherungen der Abruf möglich ist, hängt von der jeweiligen Software ab. Die meisten Maklerverwaltungsprogramme ermöglichen den Datenaustausch mit bis zu 80 Versicherungsgesellschaften. Gängig sind der Datenaustausch mittels GDV und der Dokumentenabruf über BiPRO, diese Schnittstellen werden von einer Vielzahl der Programme unterstützt.

Sind die Schnittstellen nicht implementiert, bedeutet das einen deutlichen Mehraufwand bei der Bearbeitung, denn in diesem Fall werden Vertragsdokumente häufig noch per Post versandt, was den Prozess erheblich verlängert. Unterlagen müssen gescannt,erfasst und richtig zugeordnet werden. Dies bindet Arbeitskraft, die produktiver eingesetzt werden kann. 

Werden die Dokumente digital bereitgestellt, aber nicht automatisiert über die Schnittstellen abgerufen, muss der Makler sich die Unterlagen aus den einzelnen Portalen der Versicherer laden und manuell weiterverarbeiten. Auch diese Arbeitsweise nimmt Zeit in Anspruch, die an anderer Stelle fehlt.

Ein leistungsstarkes Maklerverwaltungsprogramm holt die Dokumente nicht nur ab, sondern ordnet die Unterlagen direkt den Kunden und Verträgen zu. In den Programmen werden verschiedene Regeln definiert, anhand derer die Zuordnung erfolgt.

Diese Regeln werden ständig aktualisiert, so dass eine zuverlässige Einordnung von Ihnen erwartet werden kann. Prüfen Sie die zur Auswahl stehenden Maklerverwaltungsprogramme auf diesen Aspekt besonders, denn die Zuverlässigkeit der Zuordnung ist unerlässlich. Wichtige Dokumente, die das Eingreifen des Versicherungsmaklers erfordern, werden als zu bearbeitende Aufgaben gekennzeichnet. Dies können beispielsweise Stornierungen sein.

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Anbindung an Exchange- oder Office für eine effiziente Bearbeitung

Schnittstellen gibt es nicht nur zum Dokumentenabruf beim Versicherer, sondern auch zu anderen Funktionen. Auf Wunsch binden Sie Ihre Telefonanlage, Exchange oder Outlook in die Plattform ein. Trägt die Assistentin im Büro einen Termin ein, sehen Sie diese Eintragung direkt auf Ihrem Smartphone, Probleme bei terminlichen Abstimmungen gibt es nicht mehr.

Möglich bei einigen MVPs sind auch ein Whats-App-Web Client oder ein SMS-Versand. Mit diesen zusätzlichen Features erleichtert das Maklerverwaltungsprogramm die Kommunikation im Arbeitsalltag erheblich. Für Kunden gibt es verschiedene Kanäle, auf denen das Versicherungsbüro erreichbar ist, damit verbessert sich die Kundenbeziehung und Sie erreichen alle Zielgruppen.

Schnittstellen gibt es nicht nur zum Dokumentenabruf beim Versicherer, sondern auch zu anderen Funktionen. Auf Wunsch binden Sie Ihre Telefonanlage, Exchange oder Outlook in die Plattform ein. Trägt die Assistentin im Büro einen Termin ein, sehen Sie diese Eintragung direkt auf Ihrem Smartphone, Probleme bei terminlichen Abstimmungen gibt es nicht mehr.

Möglich bei einigen MVPs sind auch ein Whats-App-Web Client oder ein SMS-Versand. Mit diesen zusätzlichen Features erleichtert das Maklerverwaltungsprogramm die Kommunikation im Arbeitsalltag erheblich. Für Kunden gibt es verschiedene Kanäle, auf denen das Versicherungsbüro erreichbar ist, damit verbessert sich die Kundenbeziehung und Sie erreichen alle Zielgruppen.

Steigerung der Beratungsqualität

Die umfangreichen Features guter MVPs ermöglichen eine effiziente Gesprächsvorbereitung für die Kundenberatung. Die Software informiert Sie automatisch über wichtige Anlässe und Änderungen im Leben des Kunden, dadurch ergeben sich neue Beratungsansätze und Vertriebsimpulse. Die Vorbereitung des Jahresgesprächs wird durch die Programmnutzung deutlich erleichtert. Einige Programme bieten die Option, digitale Fragebögen an den Kunden zu versenden. Das CRM ermittelt über aktuelle Einkommensdaten, familiäre Situation, Freizeitaktivitäten etc. den jeweiligen Vorsorgebedarf und etwaige Versicherungslücken und gibt so wichtige Tipps für eine zielgerichtete Beratung.

Gerade komplexe Themen wie die Altersvorsorge oder die private Krankenversicherung sind beratungsintensiv. Mit einer Finanzanalyse führen Sie Kunden durch die Beratung. 

Dabei greifen sie beispielsweise auf interaktive Grafiken zur Berechnung der Altersvorsorgelücke zurück und machen die Themen für Kunden erlebbar.

Geht es um einen Vergleich, um für den Kunden den besten Tarif zu finden, beinhalten die Programme integrierte Vergleichsrechner. Schnittstellen zu Vergleichsrechnern wie NAFI, Morgen & Morgen, Softfair oder Franke & Bornberg bieten beste Möglichkeiten für eine Vergleichsrechnung und eine fundierte Kundenberatung.

Im CRM nehmen Sie gezielte Selektionen vor, um Marketingaktionen für bestimmte Kundengruppen zu initiieren. Auf Knopfdruck liefert das Programm wichtige Daten und führt Serienmailings zu gewählten Gruppen durch. Natürlich überwacht das Programm auch Termine und sorgt dafür, dass Sie rechtzeitig nachfassen.

Erfolg beginnt mit einer professionellen Beratung

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Fazit – Maklerverwaltungsprogamm bietet digitale Assistenz

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter einer Maklersoftware. Für welches Produkt Sie sich entscheiden, ist von den Anforderungen die Sie an ein Maklerverwaltungsprogramm stellen abhängig. Die CRM-Programme bieten eine ausgezeichnete digitale Assistenz in allen Arbeitsbereichen eines Maklerbüros mit perfekten Anbindungen an weitere Office-Programme und die jeweiligen Versicherer. Gut geeignet sind Online-Plattformen, die durch regelmäßige Updates und Anpassungen jederzeit auf dem neuesten Stand sind und zudem eine perfekte Datensicherheit bieten. Zudem sind diese Plattformen von überall aus jederzeit nutzbar.

Maklerverwaltungsprogramm Servicewert P Integration Befähigung

Zusatznutzen

1.) Professional works vom DEMV 85 83 84 87
2.) Keasy 83 82 82 83
3.) ELVIS.one von [pma:] 77 78 75 78
4.) iCRM von Jung, DMS & Cie. 74 75 73 76
5.) Finass 68 67 69 68
6.) Blau Direkt -MVP 68 69 67 69
7.) aB-Agenta 66 67 64 66
8.) meinMVP von digital broking 63 63 62 64
9.) Salia 67 67 59 66
10.) VENTAKVM von Fonds Finanz 61 61 60 61

Quelle: Makler Champion 2020 | Versicherungsjournal und Service Value

Zur Orientierung finden Sie im folgenden ein Ranking von Maklerverwaltungs­programmen. Das Versicherungsmagazin hat gemeinsam mit Service Value 2020 rund 2.600 Versicherungsmakler zu Maklerverwaltungs­programmen befragt.

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